Etiske retningslinjer

1. Innledning

1.1 Disse etiske retningslinjene («Retningslinjene») er vedtatt av styret i Eqology ASA («Selskapet»). Det er hensikten at Retningslinjene også skal vedtas av styret i hvert av Selskapets datterselskaper (sammen med Selskapet: «Konsernet»).

1.2 Formålet med Retningslinjene er å etablere en sunn bedriftskultur og bevare Selskapets integritet ved å hjelpe de ansatte til å etterleve standarder for god forretningsskikk. Videre er Retningslinjene ment å være et redskap for egenvurdering og for videreutvikling av Selskapets identitet.

1.3 Retningslinjene gjelder for styret, daglig leder, ledende ansatte og andre ansatte i alle selskaper i Konsernet, samt alle som for øvrig opptrer på vegne av Selskapet. Alle ansatte i Konsernet er forpliktet til å følge disse Retningslinjene.

2. Etikk

2.1 Selskapets grunnprinsipper krever at styret og de ansatte opprettholder en høy etisk standard og personlig moral i utførelsen av sine oppgaver og forpliktelser. Styret og de ansatte skal opptre rettferdig, ærlig og med personlig integritet i sin befatning med andre ansatte, forretningsforbindelser, kunder og leverandører, allmennheten, forretningsfellesskapet, aksjonærer, konkurrenter og offentlige myndigheter.

2.2 Styret og de ansatte skal ikke, når de opptrer på vegne av Selskapet, motta urimelige fordeler ved manipulasjon, hemmeligholdelse, misbruk av fortrolig informasjon, villedende fremstilling av vesentlige fakta, eller andre uredelige fremgangsmåter.

2.3 Selskapet aksepterer ikke diskriminering av ansatte, aksjonærer, styremedlemmer, kunder og leverandører på bakgrunn av etnisitet, nasjonalitet, alder, kjønn eller religion. Respekt for enkeltmennesket er hjørnestenen i Selskapets grunnprinsipper. Alle skal behandles med verdighet og respekt og skal ikke bli utilbørlig hindret i utførelsen av sine plikter og ansvar.

2.4 Verken styremedlemmene eller de ansatte skal, av lojalitet eller på grunn av ønske om lønnsomhet for Selskapet, forledes til å bryte gjeldende lover eller retningslinjer for Selskapet.

2.5 Brudd på Selskapets grunnprinsipper gir grunnlag for disiplinærtiltak, herunder vil avslutning av arbeidsforhold kunne vurderes.

3. Etiske retningslinjer

3.1 Verdier

3.1.1 Selskapet etterstreber å være en pålitelig partner ved å vektlegge kvalitet i virksomheten, disiplin, prioritering av løsninger av høy kvalitet, forutsigbare leveranser og et høyt servicenivå.

3.1.2 Selskapet skal handle raskt innen alle områder av virksomheten. Dette betyr at Selskapet skal møte alle forpliktelser innen kortest mulig tid, ta raske beslutninger basert på fakta, akseptere endringer og håndtere nye utfordringer samt være proaktivt.

3.1.3 Selskapet skal etterstrebe å kombinere ressursene i Konsernet samt hos de ansatte og representantene i alle jurisdiksjoner, selskaper og områder av ekspertise i Konsernet. Selskapet skal anse kunder og leverandører som partnere.

3.1.4 Selskapet skal utnytte og utvikle kunnskaper i produksjon, produktutvikling og ledelse. I denne forbindelse er profesjonalisme og “best practice” nøkkelelementer.

3.1.5 Selskapet fokuserer på kjernevirksomhet. Innen dette området skal Selskapet arbeide for å være best og skape verdier for sine kunder og for Konsernet ved å ha konstant fokus på å drive en lønnsom virksomhet.

3.2 Lover og regler

3.2.1 Selskapet skal følge gjeldende lover, regler og offentlige pålegg for det landet Selskapet opererer i. Hver av personene nevnt ovenfor har et personlig ansvar for å overholde de standarder og begrensninger som gjelder etter slike lover, regler og offentlige pålegg, herunder det som har med regnskap og revisjon å gjøre samt interne regler (så sant disse ikke er i konflikt med gjeldende lovgivning).

3.3 Arbeidsmiljø

3.3.1 Selskapet skal være en profesjonell og positiv arbeidsplass.

3.3.2 Selskapet skal fokusere på fremragende gjennomføring av virksomheten og tilstrebe en arbeidsmetode som sikrer et godt og trygt arbeidsmiljø. Blant annet betyr dette at Selskapet systematisk skal arbeide for at de ansatte skal trives og søke å skape en skade- og ulykkesfri arbeidsplass, samt optimalisere råvare- og energiforbruk og minimere avfall.

3.3.3 Selskapet skal overholde, og helst overgå, alle krav nedfelt i relevant lovgivning.

3.3.4 Alle ansatte skal bidra til å skape et arbeidsmiljø der ingen blir diskriminert på grunn avreligion, hudfarge, kjønn, seksuell legning, alder, nasjonalitet, rase og uførhet.

3.3.5 Selskapet tolererer ikke oppførsel som kan oppfattes som nedverdigende eller truende.

3.3.6 Verken Selskapet eller dets forretningsforbindelser skal bruke barn som arbeidskraft.

3.4 Forhold til kunder, leverandører, konkurrenter og offentlige myndigheter

3.4.1 Kunder skal møtes med innsikt, respekt og forståelse.

3.4.2 Leverandører skal behandles åpent og på en upartisk og rettferdig måte.

3.4.3 Selskapet skal ha en hensiktsmessig og åpen dialog med offentlige myndigheter.

3.4.4 Selskapet etterstreber en rettferdig og åpen konkurranse i alle markeder, både i Norge og i utlandet. Ikke under noen omstendigheter skal Selskapet eller noen av dets ansatte ta del i handlinger som er i strid med gjeldende konkurranselov.

3.4.5 Selskapet aksepterer ikke noen form for korrupsjon. Ingen ansatte i Selskapet skal direkte eller indirekte tilby, love, gi eller motta bestikkelser, ulovlige eller upassende gaver eller andre urimelige fordeler eller godtgjørelser for å oppnå fordeler for seg selv eller for Selskapet. Selskapet har vedtatt retningslinjer når det gjelder gaver.

3.5 Priser og skatt

3.5.1 Selskapets internprising er fastsatt i henhold til prinsippene om “armlengdes avstand”. Dette betyr at Selskapet i prinsippet driver sine datterselskaper som uavhengige selskaper, dvs. handler som om datterselskapene var en tredjepart.

3.6 Lojalitet, interessekonflikter og taushetsplikt

3.6.1 Selskapet krever at alle ansatte er lojale overfor Selskapet og at de avstår fra handlinger eller fra å ha interesser som gjør det vanskelig å utøve deres arbeid objektivt og effektivt.

3.6.2 Alle ansatte er ansvarlige for å varsle styret dersom det oppstår en situasjon hvor vedkommende har en materiell direkte eller indirekte interesse i en transaksjon ellerandre anliggender hvor Selskapet er part.

3.6.3 Interessekonflikter bør unngås. Skulle en slik konflikt oppstå, påligger det den ansatte å vurdere situasjonen og underrette overordnede om interessekonflikten. En interessekonflikt kan involvere, men begrenser seg ikke til, kunder, leverandører, kontraktsparter, eksisterende eller fremtidig ansatte, konkurrenter og andre forbindelser.

3.6.4 Alle ansatte skal holde hemmelig all selskapsinformasjon og andre forhold som kan gi utenforstående tilgang til konfidensiell informasjon, samt utvise varsomhet når interne saker diskuteres slik at utenforstående ikke kan overhøre diskusjonen.

3.6.5 Kun daglig leder og styrets leder i Selskapet kan uttale seg offentlig på vegne av Konsernet.

3.7 Miljøspørsmål

3.7.1 Selskapet skal etterstrebe å være markedsleder i beskyttelse av miljøet. Alle ansatte har ansvar for å ha klart for seg de miljømessige effekter arbeidsoppgavene deres har på naturen og miljøet og benytte miljøvennlige løsninger i den grad det er mulig og hensiktsmessig.

3.8 Handel i Selskapets aksjer, regnskapsføring og rapportering

3.8.1 De av Selskapets ansatte som har opplysninger som kan påvirke verdien av Selskapets aksjer skal holde slike opplysninger hemmelig og opptre i overensstemmelse med gjeldende lov. Primærinnsidere skal overholde Selskapets innsidereglement for primærinnsidere.

3.8.2 Selskapets ansatte kan kun handle i Selskapets aksjer dersom dette skjer i overensstemmelse med gjeldende lov. Primærinnsidere skal overholde Selskapets innsidereglement for primærinnsidere.

3.8.3 Selskapet skal etablere regnskapsprosedyrer som sikrer at alle transaksjoner blir registrert i overensstemmelse med gjeldende lover og regler. Alle ansatte er pålagt å følge Selskapets retningslinjer for registrering og dokumentasjon av transaksjoner. Alle ansatte er ansvarlige for å sikre at transaksjoner rapporteres og dokumenteres i sin helhet og i henhold til gjeldende regnskapspraksis.

3.8.4 Selskapets rapportering skal for alle forhold av betydning oppfylle gjeldende lover og regler og være fullstendig, rettferdig, nøyaktig, rettidig og forståelig.

3.9 Private interesser og ansattes aktiviteter

3.9.1 Ingen ansatte i Selskapet skal inneha en annen stilling eller utføre arbeid for andre i arbeidstiden uten forutgående skriftlig tillatelse fra overordnet.

3.10 Kontroll og sanksjoner

3.10.1 Som en integrert del av intern/ekstern revisjon, verdivurdering m.v. skal Selskapet regelmessig påse at alle sider ved disse etiske retningslinjer blir fulgt.

3.10.2 Brudd på Retningslinjene skal meldes umiddelbart til en overordnet. Dersom dette ikke er mulig skal bruddet meldes til daglig leder eller et styremedlem.

3.10.3 Styret i det relevante selskapet i Konsernet skal foreta de handlinger det finner passende og undersøke rapporterte brudd på Retningslinjene. De respektive styrer skal også rapportere til Selskapets styre dersom bruddet ikke er uvesentlig.

3.10.4 Dersom det foreligger et brudd skal det relevante styret eller overordnede leder foreta de nødvendige disiplinære eller preventive handlinger, vanligvis avslutning av arbeidsforhold, avslutning av leverandøravtale, etc.